02So funktioniert's
Von der Analyse zur Aktion in drei Schritten
Dokumentangaben als Vorschläge übernehmen und mit deinem Arbeitsablauf verbinden. Die fachliche Prüfung bleibt bei dir.
- Schritt 1
Hochladen
Zieh PDFs, Scans, Fotos oder Excel-Dateien in die Inbox. Egal ob Angebot, Rechnung oder Stundenzettel.
- Schritt 2
Erkennen
Taskara schlägt Dokumenttyp und strukturierte Angaben vor. Erkennungssicherheit ist ein Hinweis, keine fachliche Freigabe.
- Schritt 3
Handeln
Prüfe die Quelle, korrigiere Vorschläge und bestätige gezielt die Übernahme in Kunden, Angebote oder Aufgaben.
Beispieldokument
Belegungsplan_Juli.xlsx
Beispieldaten · keine Kundendaten
In der echten Analyse lädst du PDF, Foto oder Excel hoch. Taskara zeigt dir anschließend alle erkannten Daten zur Prüfung – gespeichert wird erst nach deiner Bestätigung.
12 Wechseltermine erkannt
Ergebnis der Taskara-Analyse
- Objekt97%
- Haus Nordsee · 6 Wohnungen
- Zeitraum99%
- Juli 2026
- Dringlichkeit94%
- 3× rot · 4× orange · 5× blau
- Wäschebedarf91%
- 28 Sets · 46 Handtücher
Danach möglich
- Objekte abgleichen
- Einsätze vorbereiten
- Materialbedarf übernehmen
03Aus einem echten Arbeitsbereich
Ein Reinigungsbetrieb an der Nordseeküste
Objektreinigung mit festen Verträgen, wechselnden Teams und monatlicher Abrechnung. Der Betrieb führt seinen kompletten Ablauf in Taskara – von der Objektakte über den Einsatzplan bis zur Rechnung.
- 114
- Objekte
- 29
- Kunden
- 13
- Personen im Team
- 363
- geplante Einsätze
- 485
- erfasste Arbeitszeiten
- 33
- Rechnungen
Jedes mit Leistungen, Zugang und Ansprechpartner hinterlegt
Von der Hausverwaltung bis zum Einzelobjekt
Mit Rollen, Rechten und eigener App
Wiederkehrend geplant statt in Listen gepflegt
Am Handy gestartet, auch ohne Empfang
Aus geplanten Einsätzen und erfassten Zeiten erzeugt
- 01
Objekte statt Adresslisten
Jedes Objekt trägt seine Leistungen, Turnusse und Ansprechpartner. Wer einspringt, sieht ohne Rückfrage, was dort zu tun ist.
- 02
Einsätze planen, nicht erinnern
Der Plan wird einmal aufgesetzt und wiederholt sich. Änderungen stehen im selben Kalender, den das Team in der App sieht.
- 03
Zeiten dort erfassen, wo gearbeitet wird
Gestartet und gestoppt wird am Handy vor Ort. Die laufende Zeit bleibt erhalten, auch wenn die App geschlossen wird oder das Netz fehlt.
- 04
Abrechnung aus dem Monat, nicht aus Zetteln
Am Monatsende stehen geplante Einsätze und erfasste Zeiten bereits als Grundlage der Rechnung bereit.
Anonymisierte Nutzungszahlen eines aktiven Taskara-Arbeitsbereichs, Stand September 2026. Gezählt werden ausschließlich angelegte Datensätze. Kein Firmenname, keine Kundendaten und keine Dokumentinhalte.
04Warum Taskara
Ein verbundener Ablauf für deinen Betrieb.
Für Reinigung stehen Objekte und Einsätze im Mittelpunkt, für IT-Support betreute Standorte und Personenstunden, für andere Dienstleister ihre eigenen Begriffe. Alle verbinden Kunden, Planung, Leistungsnachweise und Rechnungsentwürfe.
Weniger abtippen, gezielt prüfen
Die Dokumenterkennung unterstützt bei Angebotsanfragen, Rechnungen, Leistungsverzeichnissen und Belegungsplänen. Du vergleichst den Vorschlag mit der Quelle und übernimmst passende Angaben.
Ein Arbeitsablauf, passend zu deinem Betrieb
Reinigungsbetriebe arbeiten mit Objekten und Einsätzen. IT-Teams planen Supportaufträge und rechnen geprüfte Stunden ab. Kunden, Leistungen und Rechnungen bleiben miteinander verbunden.
Für E-Rechnungen vorbereitet
Aus deinen Rechnungsdaten erzeugt Taskara ein strukturiertes XRechnung-Dokument im Format UBL 2.1 und prüft wichtige Pflichtangaben vor dem Export.
14 Tage Pro, dann transparent bezahlen
Kein Sales-Gespräch für eine Preisliste: 14 Tage Pro ohne Kreditkarte, danach automatisch Free oder aktuell 30 % Preisaktion ab 76,30 € statt 109 € pro Monat.
Alles drin
Was Taskara heute kann
Kein Baukasten aus Zusatzmodulen: Posteingang, Planung, Zeiterfassung, Aufmaß, Abrechnung und Auswertung greifen auf dieselben Kunden, Objekte und Zeiten zu.
Dokumente & KI
Posteingang, der liest und vorschlägt
- Dokumenten-Inbox für PDF, Scan, Foto und Excel
- KI-Auswertung: Kunde, Objekt, Positionen, Preise, Fälligkeiten
- Vorschlag neben der Quelle prüfen, dann übernehmen
- KI-Assistent: in normaler Sprache nach Kunden, Objekten und Rechnungen fragen
- E-Mail-Versand von Angeboten und Rechnungen mit Zustellstatus
- Website-Kontaktformular landet als Anfrage *
Kunden & Objekte
Auftraggeber, Standorte, Zugänge, Leistungen
- Kundenakte mit Ansprechpartnern, Rechnungsadresse und Konditionen
- Objekte mit Zugang, Hinweisen, Fotos und Standardausstattung
- Vereinbarte Leistungen und Preise je Objekt
- Begriffe passen sich der Branche an: Objekt, Baustelle, Standort, Liegenschaft
- Dienstleistungskatalog mit Einheiten, Preisen und Lagerbestand
- CSV-Import mit Spaltenzuordnung
Einsatzplanung
Wiederkehrend planen, Konflikte sehen, veröffentlichen
- Wiederkehrende Einsätze: täglich, wöchentlich, monatlich, einmalig, mehrtägig
- Doppelbelegungs-Warnung je Mitarbeiter und Objekt
- Entwurf prüfen, dann bewusst veröffentlichen – das Team sieht nur Veröffentlichtes
- Push-Benachrichtigung bei Zuweisung und Änderung
- Belegungsplan-Import für Ferienwohnungen mit Wechseltagen
- Abwesenheiten und Verfügbarkeiten im Plan
Zeiterfassung & Berichte
Am Objekt starten, offline weiter, für DATEV aufbereiten
- Live-Timer je Einsatz, läuft offline weiter
- Arbeitstag und Objektzeiten getrennt erfassen
- Einsatzberichte mit Fotos, Material und Rückmeldung an das Büro
- Live-Leiste für Manager: wer ist gerade eingestempelt
- Geplante Stunden, Zeit pro Person und gemeldetes Material bleiben unterscheidbar
- Stundenzettel als Export für DATEV und Lohnbüro
Aufmaß & Kalkulation
Vom LiDAR-Scan bis zum kalkulierten Angebot
- Aufmaß in der App je Raum: m², lfm, Untergrund, Zustand, Fotos *
- Fernmaß: LiDAR-Scan wird zum Aufmaß mit Grundriss *
- Systemrezepte mit Verbrauch je Schicht und Verschnitt *
- Packliste in ganzen Gebinden, als Ladeliste druckbar *
- Kalkulation: Material, Lohn, Anfahrt, Wagnis – Preis je m² und lfm *
- Angebot direkt aus der Kalkulation *
Angebote & Rechnungen
Kundenportal, Unterschrift, XRechnung, Mahnwesen
- Angebote aus Dokumenten, Kalkulation oder Vorlage mit Positionsvorschlägen
- Kundenportal: Angebot ohne Login annehmen, Rechnung einsehen
- Unterschrift auf Angebotsannahme und Abnahmeprotokoll *
- Rechnungen aus Einsätzen und Zeiten, Dauerrechnungen, automatischer Rechnungslauf
- Abschlags- und Schlussrechnungen für Projekte *
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Mitarbeiter-App
iPhone und Android, gleicher Datenstand wie im Büro
- iOS und Android, mit Web auf demselben Datenstand
- Einsätze des Tages mit Route, Zugang und Hinweisen
- Zeiterfassung mit Live-Timer, offline
- Einsatzberichte mit Fotos und Material
- Aufmaß und Packlisten abhaken *
- Abwesenheiten melden, Aufgaben abhaken
Auswertung & Betrieb
Gewinn & Kosten, Datenprüfung, Rollen, Mandanten
- Gewinn & Kosten je Kunde, Objekt und Zeitraum
- Rentabilität aus geplanten Einsätzen, Stundenkosten und Rechnungen
- Betrieb & Datenprüfung: fehlende Angaben, offene Punkte, Konflikte
- Rollen für Inhaber, Admin, Büro, Manager, Mitarbeiter
- Mandantentrennung je Organisation, EU-Rechenzentren
- Mehrere Betriebe in einem Login
* Für Betriebe mit Baustellen- oder Projektgeschäft; Taskara schaltet diese Funktionen für deinen Betrieb frei. Alles andere ist in jedem Arbeitsbereich enthalten.
06Im direkten Vergleich
Das kann Taskara – im Vergleich zu Excel & Zettelwirtschaft
Zettel, Excel & WhatsApp
- Dokumentangaben erkennen und vor Übernahme prüfen
- Rechnungsentwürfe mit PDF- und XRechnung-Export
- Doppelbelegungen im Einsatzplan erkennen
- Offene Rechnungen und Zahlungserinnerungen prüfen
- Wiederkehrende Abrechnung aus hinterlegten Vereinbarungen
- Ein Datenstand für das ganze Team, von jedem Gerät
Mit Taskara
- Dokumentangaben erkennen und vor Übernahme prüfen
- Rechnungsentwürfe mit PDF- und XRechnung-Export
- Doppelbelegungen im Einsatzplan erkennen
- Offene Rechnungen und Zahlungserinnerungen prüfen
- Wiederkehrende Abrechnung aus hinterlegten Vereinbarungen
- Ein Datenstand für das ganze Team, von jedem Gerät
Lösungen im Detail
Vertiefung: Abläufe für Reinigungsbetriebe
Den stundenbasierten IT-Ablauf kannst du in der interaktiven Demo ausprobieren.
07Vertrauen
Vertrauen ist keine Kür
Damit du deinen Kunden gegenüber ruhig schlafen kannst.
Daten und Anbieter nachvollziehen
Welche Daten verarbeitet und welche Dienste eingesetzt werden, erläutern wir in der Datenschutzerklärung.
Mandantentrennung
Kunden, Aufträge und Belege sind einer Organisation zugeordnet. Zugriff wird über Mitgliedschaft und Berechtigungen gesteuert.
Rollenbasierter Zugriff
Vergib passende Berechtigungen für Inhaber, Büro und Außendienst und überprüfe bestehende Teamzugänge.
Datenschutz im Arbeitsalltag
Übernimm nur benötigte Angaben und vergib Zugriffe bewusst. Deine betrieblichen Datenschutzpflichten bleiben bestehen.
Rechnungsformate
Strukturiert exportieren. Bewusst prüfen.
Taskara erstellt aus deinen Angaben einen XRechnung-Export im Format UBL 2.1 und ein PDF mit Logo und Bankdaten. Vor dem Export helfen Hinweise auf fehlende wichtige Angaben. Empfängeranforderungen und fachliche Richtigkeit prüfst du vor dem Versand.
- Strukturierter XRechnung-Export im Format UBL 2.1
- Gebrandetes PDF mit Logo & Bankverbindung
- Hinweise auf fehlende wichtige Rechnungsangaben
- Käuferreferenz / Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber
Die Angabenprüfung ist keine allgemeine Konformitätszusage und ersetzt keine erforderliche externe Formatprüfung oder fachliche Beratung.
<Invoice xmlns="urn:oasis:...:Invoice-2">
<cbc:CustomizationID>
urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#
urn:xoev-de:kosit:...:xrechnung_3.0
</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>R-2026-0001</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-07-01</cbc:IssueDate>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
...
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">
1225.70
</cbc:PayableAmount>
</Invoice>Illustrativer XML-Ausschnitt mit fiktiven Daten, kein validierter oder versandfähiger Beleg.
08Jetzt für iOS & Android
Die Taskara App für dein Team – in beiden App Stores
Einsätze, Zeiterfassung und Berichte direkt auf dem Smartphone. Die laufende Zeit bleibt erhalten, auch wenn die App geschlossen wird oder das Netz fehlt.
09Preise
14 Tage Pro, danach entscheidest du
Jede neue Organisation startet mit der vollständigen Pro-Version – ohne Kreditkarte. Danach wechselt dein Arbeitsbereich automatisch in den dauerhaft kostenlosen Free-Plan, deine Daten bleiben erhalten. Beim Jahresabo sparst du zwei Monate.
10FAQ
Häufige Fragen
Für Inhaber und Büroteams, die Kunden, Aufträge, Team, Zeiten und Abrechnung verbinden möchten – egal in welcher Branche. Bei der Einrichtung wählst du deine Branche, etwa Reinigung, Handwerk, Facility Management, IT-Dienstleistung oder Sicherheitsdienst; Begriffe und Startleistungen passen sich an. Besonders tief ausgearbeitet sind Reinigung mit Objekt- und Einsatzbezug sowie IT-Support nach Stunden. Branchenspezifische Spezialverfahren sind nicht automatisch enthalten.
Taskara bietet PDF mit deinem Logo und einen strukturierten XRechnung-Export im Format UBL 2.1. Die Angabenprüfung hilft, fehlende wichtige Felder zu erkennen. Sie ersetzt keine vollständige fachliche oder externe Formatprüfung. Prüfe vor dem Versand die Angaben und besonderen Anforderungen deines Empfängers.
Jede neue Organisation startet mit 14 Tagen Pro ohne Kreditkarte. Danach ist der Free-Plan dauerhaft kostenlos (eine Organisation, bis zu 3 Kunden und 5 Objekte, ohne Team, ohne KI-Dokumentenanalyse). Bei unserer aktuellen Preisaktion mit 30 % Rabatt kostet Starter 76,30 € statt 109 € pro Monat und Pro 111,30 € statt 159 € pro Monat. Beim Jahresabo sparst du zusätzlich zwei Monatsraten.
Dein Arbeitsbereich wechselt automatisch in den kostenlosen Free-Plan. Es wird nichts abgebucht, du musst nichts kündigen und es wird keine Zahlungsmethode verlangt. Alle Daten bleiben erhalten, sichtbar und exportierbar. Gesperrt sind danach nur neue Kunden über 3, neue Objekte über 5, Team-Zugänge und die KI-Dokumentenanalyse. Den verbleibenden Zeitraum siehst du jederzeit im Arbeitsbereich.
Nein. Taskara ersetzt keine Finanzbuchhaltung. Rechnungen und Angebote lassen sich für deinen Steuerberater exportieren, statt eine komplette Buchhaltung nachzubauen.
Du lädst PDFs, Scans, Fotos oder Excel-Dateien in die Dokumenten-Inbox. Die Erkennung schlägt Typ und Inhalte vor. Unvollständige oder falsch erkannte Angaben korrigierst du vor der Übernahme.
Ja. Die native Taskara-App ist im Apple App Store und bei Google Play verfügbar. Zusätzlich läuft Taskara auf dem Desktop als Web-App.
Nein. Du vergleichst die erkannten Kunden, Objekte, Leistungen und Termine mit der Quelle, korrigierst sie und bestätigst die Übernahme. Die Dokumentanalyse erteilt keine Freigabe für den E-Mail-Versand.
Auch plausibel wirkende Vorschläge können falsch sein. Prüfe sie anhand des Originaldokuments, besonders Namen, Mengen, Termine und Preise. Erkennungssicherheit ist keine Garantie; offene Punkte müssen vor der Übernahme geklärt werden.
Ein Rechnungsentwurf oder eine Prüfung ist noch kein Versand. Du prüfst Empfänger und Nachricht und gibst den Versand gesondert frei. Automatische Kundenmails setzen eine ausdrücklich aktivierte Versandregel voraus, sofern diese Funktion verfügbar ist. Ein Zustellstatus ist keine Garantie für den Posteingang und bestätigt nicht, dass die Nachricht gelesen wurde.
14 Tage Pro – ohne Kreditkarte
Schluss mit dem Papierkram.
Organisation einrichten, Team einladen und noch heute Dokumente in echte Geschäftsvorgänge verwandeln. 14 Tage Pro, ohne Zahlungsdaten.