Dokumentation
So funktioniert Taskara
In vier Schritten vom Dokument zur fertigen Geschäftsaktion — plus ein Überblick über alle Bereiche.
Erste Schritte
1 · Organisation anlegen
Registriere dich mit E-Mail oder Google und erstelle deine Organisation. Sie ist der gemeinsame Arbeitsbereich für dein ganzes Team.
2 · Dokument hochladen
Zieh ein PDF, einen Scan, ein Foto oder eine Excel-Datei in den Posteingang — egal ob Angebot, Rechnung oder Stundenzettel.
3 · Auswertung prüfen
Die KI erkennt den Dokumenttyp und extrahiert die Daten mit Konfidenzwerten. Du prüfst und korrigierst bei Bedarf.
4 · Aktion ausführen
Mit einem Klick wird daraus ein Kunde, ein Angebot, eine Rechnung oder eine Aufgabe. Genehmigen — fertig.
Taskara mit ChatGPT verbinden
Die Taskara-Integration wurde zur öffentlichen Freigabe bei OpenAI eingereicht. Nach der Freigabe wählst du Taskara im Plugin-Verzeichnis von ChatGPT, meldest dich bei Taskara an und bestätigst die angezeigten Rechte. Dein Taskara-Passwort wird nicht an ChatGPT weitergegeben.
Integration und Demo ansehenLeserechte
Organisationen, Kunden, Objekte, Mitarbeitende, Aufgaben und konkrete Einsatztermine abrufen.
Schreibrechte
Nur auf deinen ausdrücklichen Wunsch Aufgaben und Einsatzplan-Einträge anlegen.
Zugriff beenden
Unter Einstellungen → Konto → Verbundene Apps kannst du eine Verbindung jederzeit widerrufen.
Wenn es nicht klappt
Prüfe, ob du in der richtigen Taskara-Organisation angemeldet bist. Angebote, Rechnungen, Dokumente und Einstellungen werden derzeit weiterhin direkt in Taskara bearbeitet.
Die Bereiche im Detail
Dokumenten-Inbox & KI-Auswertung
Jedes eingehende Dokument landet an einem Ort mit klarem Status: hochgeladen, in Bearbeitung, zu prüfen, erledigt. Die KI liest es aus und schlägt passende Aktionen vor — auch wenn Felder fehlen oder das Dokument ungewöhnlich formatiert ist.
Kunden, Objekte & Personal
Verwalte Auftraggeber, betreute Objekte und dein Team an einem Ort — mit Ansprechpartnern, Adressen, Serviceintervallen und Zuständigkeiten. Kontakte und Objektzuweisungen sind jederzeit editierbar.
Angebote & Rechnungen
Erstelle Angebote aus erkannten Dokumenten, wandle sie in Rechnungen um und drucke gebrandete PDFs mit deinem Logo und deinen Bankdaten. Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend vergeben.
E-Rechnung (XRechnung)
Exportiere jede Rechnung als strukturierte E-Rechnung im XRechnung-Format (UBL 2.1, EN 16931). Taskara prüft vorab auf fehlende Pflichtangaben, damit nie eine ungültige Datei entsteht.
Einsatzplan & Aufgaben
Plane wiederkehrende Reinigungseinsätze, weise Mitarbeiter zu und erkenne Doppelbelegungen. Aufgaben mit Fälligkeitsdatum erscheinen direkt im Kalender — nichts geht unter.
Team, Rollen & Sicherheit
Lade dein Team ein und vergib Rollen (Inhaber, Admin, Büro, Manager, Mitarbeiter). Nur Inhaber dürfen löschen; Inhaberrechte lassen sich gezielt vergeben. Daten sind pro Organisation strikt getrennt.
Artikel & Lagerbestand
Verwalte einen Katalog wiederverwendbarer Artikel (Bettwäsche, Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial) mit Preis und optionalem Lagerbestand. Artikel lassen sich Objekten als Standardausstattung zuweisen oder pro Einsatz individuell erfassen.
Belegungsplan-Import (Ferienwohnungen)
Lade einen Belegungsplan für mehrere Ferienwohnungen hoch — Taskara legt automatisch ein Objekt pro Wohneinheit und einen Reinigungseinsatz pro Abreise an, inklusive individueller Bettwäsche-/Handtücher-Menge als Artikel. Abgerechnet wird ein Kunde für die gesamte Immobilie; Gastnamen erscheinen als Notiz am Einsatz.
Zahlungserinnerungen (Mahnwesen)
Überfällige Rechnungen erhalten automatisch eine Zahlungserinnerung und bei Bedarf eine Mahnung — ohne manuelles Nachverfolgen jeder einzelnen offenen Rechnung.
CSV-Import für Kunden
Bestehende Kundenlisten aus Excel oder einer anderen Software lassen sich als CSV-Datei importieren. Spalten werden automatisch erkannt und lassen sich vor dem Import per Zuordnung korrigieren.
Kundenportal: Angebote annehmen, Rechnungen einsehen
Kunden erhalten einen Link, über den sie ein Angebot ohne Login direkt online annehmen oder ablehnen können, sowie eine öffentliche Ansicht ihrer Rechnung inklusive Zahlungsdetails.
Zeiterfassung & Einsatzberichte
Mitarbeiter im Außendienst erfassen Arbeitszeiten direkt am Einsatz und dokumentieren die durchgeführte Reinigung per Einsatzbericht — als Nachweis gegenüber dem Auftraggeber und Grundlage für die eigene Auswertung.
Benachrichtigungen
Team-Mitglieder werden per Push-Benachrichtigung informiert, sobald ihnen ein neuer Einsatz zugewiesen wird — zusätzlich zur Benachrichtigungsübersicht in der App.
Preise & Abo
Free ist dauerhaft kostenlos für eine Organisation ohne Team und ohne KI-Dokumentenanalyse. Starter (ab 109 €/Monat) schaltet Team-Mitglieder und die KI-Auswertung frei, Pro (159 €/Monat) ergänzt unbegrenzte Mitarbeiter und priorisierten Support. Alle Details unter /preise.
Am besten einfach ausprobieren
In wenigen Minuten eingerichtet. Lade dein erstes Dokument hoch und sieh, was Taskara daraus macht.